Одним из основных недостатков в управлении стоматологической практикой являются неоплаченные платежи, т.е. услуги, регулярно оказываемые пациентам, но которыене были оплачены вовремя. И которые, в некоторых случаях, грозят никогда не быть выплаченными. Во многих отраслях управление платежами, по крайней мере, очевидно: когда выставляется счет, ожидается оплата. Счет-фактура — это официальный документ, для которого оплата является своего рода неявным следствием, поэтому — обобщая и упрощая — сам акт его выставления «вводит в состояние неплатежа» тех, кто его получает.
Как, к сожалению, хорошо известно итальянским стоматологам, это идеальное видениесильно отличается от реальностидля большинства практик. Отчасти это неизбежно, поскольку во многих случаях отношения между стоматологом и пациентом, даже если они ограничиваются рассмотрением одного лечения, являются длительными и состоят из комплекса услуг, растянутых во времени. В начале лечения пациент должен (или должна) получить точное описание самого лечения и связанную с ним оценку, но нередко эта оценка корректируется в ходе лечения.
Для того чтобы покрыть расходы на длительное лечение — а также избежать слишком обременительной оплаты в конце терапии — используется «неформальный» механизмпоэтапной оплаты в течение определенного времени, который в идеале должен удовлетворять потребности как врача, так и пациента.
Следствием этих устоявшихся привычек в ежедневном администрировании стоматологической практики является то, что не всегда сразу и четкоможно узнать реальный статус платежейнекоторых пациентов. Это независимо от соображений об их добросовестности или экономическом статусе: даже у самых корректных и внимательных пациентов иногда теряешься между авансами и рассрочками и не понимаешь статус «платежеспособности» услуг.
Система управления практикой должна помочьвнести ясностьв этом смысле, для этого она должна быть способна отслеживать необходимую информацию.
Таким образом, недостаточно того, что он может составить, так сказать, «формальный» баланс экономической ситуации, связанной с клиентом, путем перекрестного сопоставления выставленных счетов с полученными платежами. Он также должен позволятьопределять планы платежейдля процедур и пациентов, автоматически устанавливать различные платежи с указанием сумм и сроков оплаты и ежедневно проверять неоплаченные и приостановленные платежи. Таким образом, можно получить истинную экономическую ситуациюдля каждого пациента.
Ясная ситуация
Эта картинка полезна не только для активизации возможных процессов взыскания долгов, которые затем выходят за рамки управленческого программного обеспечения. Прежде всего, она служит для того, чтобы в любой момент иметь представление об экономическомсостоянии здоровьястоматологической практики. Процент — надеюсь, минимальный — от непогашенных долгов на самом деле является физиологическим, главное — не превышать определенный порог, при котором практика рискует работать в убыток.
Анализируя состояние неоплаченных счетов, можно получить более подробную информацию, например, проверить, есть ли пациенты, у которых часто возникают неоплаченные условия. К ним следует относиться с некоторой осторожностью, хотя бы для того, чтобы понять, каковы причины этих повторяющихся ситуаций и стоит ли их сохранять. Наличиеконтролянад всей этой информацией является основополагающим для того, чтобы знать, кому направлять конкретные сообщения, с какой периодичностью и выбрать наиболее подходящий инструмент для напоминания о неплатежеспособности.
